Verwaltungsassistenz gesucht

Die DIZ sucht baldmöglichst für die Geschäftsstelle in Frankfurt am Main eine Verwaltungsassistenz (m/w/d) in Vollzeit!

Arbeitsort:     Frankfurt am Main / Nähe Messe

Vertragsart:   unbefristet

Ihre Aufgaben:

• Entlastung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft in allen Arbeitsschwerpunkten des Vereins
• Unterstützung des Geschäftsführers in der Überwachung des Bereichsbudgets für die vier Arbeitsbereiche der DIZ, Prüfung von Rechnungen und ggfs. Veranlassung von deren Korrektur, Vorbereitung von Zahlungsanweisungen, perspektivisch auch Durchführung von Zahlungen, Prüfung des Erhalts von Quittungen und Einreichung von Verwendungsnachweisen und Audited Statements (vor allem von indischen Projektpartnern)
• Kontierung und Verbuchung laufender Geschäftsvorgänge in der Vereinsbuchhaltung, Führung von Beleglisten (gem. Vorgaben der Fördergeber)
• Abgleich von Finanzplänen und Finanzberichten, die von migrantischen Vereinen in der HoR Mikroprojektförderung eingereicht werden. Prüfung und Nachforderung von Belegen.
• Organisation (mit Unterstützung der Geschäftsstelle) von Tagungen, Vorträgen und anderen Events im Präsenz- oder digitalen Format (Buchung von Reisen, Unterkünften, Verpflegung, Herrichtung von Technik und Veranstaltungsräumen; technische Unterstützung von Zoom-Meetings)
• Recherche und Buchung von Reisekosten und -verbindungen für Freiwillige, die nach Asien entsendet werden und für die Aufnahme indischer Freiwilliger in Deutschland, Versicherung der Freiwilligen
• Erstellung von Partnervereinbarungen mit indischen Partnern und Einhaltung der administrativen vertraglichen Anforderungen (Übersendung Quittung und Nachweise / Audited Statements)
• Zuständigkeit für den Verleih von Technik an (post-)migrantische Vereine, Dokumentation in Citrix Podio
• Verwaltung von Kontakten und Verteilern im Mailing-Programm, z. B. Mailchimp
• Allgemeine Organisations- und Verwaltungstätigkeiten

Ihr Profil:

• Gerne Erfahrungen im Bereich von Nichtregierungsorganisationen und/oder in öffentlichen/kirchlichen Förderstrukturen
• Kenntnisse und Fähigkeiten in Administration wünschenswert
• Freude an eigenverantwortlichem, teamorientiertem und flexiblem Arbeiten
• sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office (vor allem WORD und EXCEL)
• gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sehr gute Kommunikationsfähigkeit
• Identifikation mit den Zielen unseres Vereins und Bereitschaft zu Dienstreisen im Inland

Wir bieten:

• unbefristete Festanstellung für eine sehr vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem hochmotivierten, humorvollen Team!
• sympathischer Arbeitsplatz in einer kleinen Geschäftsstelle
• sinnvolle Arbeit mit sinnorientierten Kolleginnen und Kollegen
• kleines Team / kurze Dienstwege
• Verantwortung und Entscheidungsspielräume, die Ihren Kompetenzen entsprechend zunehmen
• Austausch mit Menschen aus einem internationalen Umfeld

Wir freuen uns insbesondere auf Bewerbungen von Menschen mit persönlicher oder familiärer Zuwanderungsgeschichte.

Ihre aussagekräftige und exklusiv auf diese Stellenausschreibung bezogene Bewerbung schicken Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (nur elektronisch als pdf-Datei < 8MB) an: Frau Berg unter bewerbung@diz-ev.de. Bewerbungen werden laufend entgegengenommen. Für Rückfragen erreichen Sie Herrn Dr. Dohrmann oder seine Stellvertretung unter 069 – 7940 3920.

Entstehende Kosten für die Teilnahme am Auswahlgespräch können leider nicht übernommen werden.